Column: De kunst van het prioriteren
Een van de moeilijkste dingen in organisaties is prioriteren. De afweging van allerlei belangen is lastig. Bij agile werken zijn er vier kernwaarden die helpen om belangen af te wegen:
1) Mensen en hun onderlinge interactie zijn prioriteit en gaan boven procedures.
2) Werkende software gaat boven documentatie.
3) Samenwerken gaat boven contracten.
4) Aanpassen gaat boven volgen van een plan.
Systeem ombuigen
Laten we eens kijken naar de prioriteiten van een bepaalde overheidsinstantie. Eerst was er sprake van innovatiedrang, toen ging het om consolidatie en efficiency, daarna werd continuïteit topprioriteit, en nu is het de burger. Een systeem laat zich echter niet zomaar ombuigen. Als we terugkijken op de afgelopen tien jaar, hoe heeft dit dan uitgepakt?
MOGELIJKHEID 1: doen wat ‘iedereen’ in die tijd deed
Het begon met een kwartaalplanning. Vervolgens ontstond een nieuwe bureaucratie om die planning te kunnen maken. Doelsystemen werden gevuld met gedetailleerde planningsinformatie, mandaten trapsgewijs steeds hoger in de hiërarchie gelegd om te kunnen prioriteren. Het maken van keuzes werd een wat schimmig gebied, waarin alle betrokkenen zich inspanden om hun project en onderhoudswerk door te laten gaan. De beslisser probeerde de materie te begrijpen en het juiste te kiezen.
Tien jaar later zien we een ingewikkeld en arbeidsintensief plannings- en prioriteringsproces, dat ondanks de efficiencyslagen nog veel menselijke capaciteit vergt. De technical debt is onverminderd, omdat door de inzet van large language models er voor programmeurs wel een toename is in ontwikkelcapaciteit, maar deze niet voor vernieuwing kan zorgen.
MOGELIJKHEID 2: kiezen voor innovatie
Als pilot werd kunstmatige intelligentie ingezet voor prioritering. Dankzij de inzet van mensen in de banenafspraak, een innovatiesubsidie en een behoorlijke inspanning lukte het om ongestructureerde data van projecten en onderhoud uit de afgelopen tien jaar te annoteren. Met AI werden vervolgens modellen ontwikkeld waarin verschillende belangenafwegingen konden plaatsvinden. Denk aan waarden als: hoeveel burgers profiteren daarvan? Hoe efficiënt is dit? Worden experts verlicht? Hoe betrouwbaar is de uitkomst van het proces? Wat is de doorlooptijd van ontwikkeling? Wat is de kans van slagen en het risico op falen? Levert het op termijn de gewenste flexibiliteit? Zijn het handjes, is het automatisering of beide? Levert het waarde nu of in de toekomst?
Perfecte balans
Na uitgebreide tests en natuurlijk voldoende ethische beraadslagingen kon de pilot worden vervolgd. Hierin kreeg AI de opdracht om prioriteiten te stellen in volgorde van ‘het meest waardevol voor de cliënt’ en ‘een toekomstbestendige overheid’.
Tien jaar later constateren we dat er een perfecte balans is ontstaan in de afweging van alle belangen. Er is een competent beslismodel ontwikkeld, en er is een goede verhouding tussen planning en uitvoering. Het model is uitgebreid naar data van de hele overheid, zodat prioriteren over overheidsinstanties heen kan plaatsvinden.
Carolien Glasbergen, voorzitter van de KNVI-Interessegroep Ethiek voor de informatieprofessional
Deze column is ook verschenen in InformatieProfessional #9
Over de auteur
