Oud en Nieuw
De eerste uitgave van het blad Overheidsdocumentatie, de OD, jaargang 1, nummer 1 van januari 1947 is een pareltje. Om heel precies te zijn was er in december 1946 al een ‘nummer 0’, omdat toen de overgang van het maandblad de ‘gemeentelijke documentatie en secretarie-organisatie’ naar het nieuwe blad OD werd gevierd.
Een belangrijke stap, want de samenwerking met de studieclub voor gemeentelijke documentatie en de studiekring voor overheidsdocumentatie van het instituut voor bestuurswetenschappen werd hiermee een feit. Samen met de Vereniging voor documentaire informatievoorziening en administratieve organisatie (SOD) uit 1931 wordt het blad vanaf dat moment gevoed met informatie.
De brede basis vanuit het vakgebied is belangrijk, zeker als we lezen dat het Koninklijk Besluit van 24 september 1823 (nummer 7) inzake de ordening van archieven niet wordt nageleefd. Toegang tot overheidsinformatie is een essentiële sleutel voor een betrouwbare overheid. In de woorden van de toenmalige voorzitter de heer J. Boon: ‘Overheidsdocumentatie en administratieve organisatie beïnvloeden elkaar wederkerig.’.
In 2017 startte de nieuwe KNVI, een samengaan van de Ngi-NGN, de KNVI en de SOD. De KNVI is daarmee een groot en onafhankelijk platform voor vakgenoten, geïnteresseerden en belanghebbenden op het gebied van informatiemanagement, informatievoorziening en informatietechnologie. De vereniging SOD past daar helemaal in, zeker omdat het vakgebied van de SOD zich door de jaren heen ontwikkeld heeft tot een kennisnetwerk voor informatie- en archiefmanagement. De archiefspecialist is steeds meer een ‘(proactief) regisseur’ geworden met een belangrijke rol in een digitale wereld.
Toch? In 1947 vraagt de heer A.P. Vogel zich af of de archiefambtenaar perspectief heeft. Het lijkt een retorische vraag, het antwoord is volmondig ‘ja’ weten we nu. Maar er klinkt ook doorheen dat bij veel organisaties deze functie wel eens vergeten wordt. Spoelen we de film door naar 2022, zijn alle artikelen in de 1e editie van het blad nog steeds relevant en actueel. Vervang de verwijzingen naar regelgeving door de laatste wetten op gebied van archivering, de Woo en de BIO, en de teksten kunnen zo weer hergebruikt worden.
De SOD is opgegaan in de KNVI, en vormt een eigen Interessegroep. Dit jaar is die interessegroep omgevormd tot de Informatiehuishouding Overheid. Wederom een historische stap, die volgt na het vieren van 75 jaar OD. En een belangrijke stap, want bij een deel van onze overheidsorganisaties is het goed vastleggen van veel relevante informatie ietwat vergeten sinds de introductie van e-mail en een lawine van samenwerkingstools en toegang tot goedkope opslagruimte. DIV-ers zijn er te weinig, en strategisch nadenken over informatie is beperkt. Dat ligt niet aan wetten en aan regels. De oplossingen uit 1947 kunnen we in modernere woorden hergebruiken: de ‘Tone at the Top’ laten klinken, professionals naar voren laten stappen en het vakgebied blijven doorontwikkelen. De interessegroep staat er klaar voor. De stakeholders werken mee. De KNVI introduceert als jaarthema 2022/2023 ‘de houdbaarheid van informatiesystemen’. Allemaal mooie ingrediënten voor het vakgebied: Ruim baan voor de informatieprofessional!
Wouter Bronsgeest, duo-voorzitter KNVI
Over de auteur
