Datagedreven werken binnen zorgorganisaties

Is het überhaupt mogelijk om succesvol datagedreven te werken in een complex Supply chain netwerk zoals de zorg? Dit artikel is een samenwerking tussen Supply Value en Omring, waarin we de uitdagingen en mogelijkheden van datagedreven werken in verpleeghuizen in Nederland in kaart willen brengen.

Het artikel begint met achtergrondinformatie* over hoe dit artikel tot stand is gekomen. Vervolgens wordt gekeken naar de uitdagingen die zich voordoen bij het datagedreven werken in een zorgorganisatie. Dit wordt gevolgd door de mogelijkheden en de toekomst van datagedreven werken in een zorgorganisatie.

* Achtergrondinformatie
Omring is een zorgorganisatie gevestigd in  Noord-Holland en op Texel. Zij faciliteren zowel verpleeghuizen als thuiszorg. Met ruim 10.000 cliënten en 34 verpleeghuizen is Omring een van de grotere zorgorganisaties in Noord-Holland.

Achtergrondinformatie
Voorafgaand aan het interview met Omring heeft de auteur de veronderstelling gemaakt dat Omring marktleider is in regio’s binnen Noord-Holland Omring en dat ze alle gegevens beschikbaar hebben voor die regio’s. Dat  bleek niet het geval. Bij het bestuderen van zorgorganisaties moet rekening worden gehouden met het hele netwerk van zorgorganisaties (de Supply chain) waartoe de organisatie behoort. Ter illustratie, in Nederland zijn er tijdens de zomervakantie minder operaties voor ouderen gepland – omdat veel chirurgen zelf op vakantie zijn. In de maanden na de zomer moeten alle operaties ingehaald worden. Na zulke operaties herstellen patiënten vaak in een revalidatiecentrum. Wanneer een organisatie – zoals Omring – zich alleen zou richten op de eigen beschikbare gegevens, zullen ze de toename van de revalidatievraag waarschijnlijk niet tijdig waarnemen. Daarom  zijn  externe gegevens - van bijvoorbeeld netwerkpartners - noodzakelijk. Ook als je marktleider bent, is niet alle data binnen één  zorgorganisatie beschikbaar.

Daarom is het in de gezondheidszorg van vitaal belang om naar de gehele Supply chain te kijken wanneer een organisatie datagedreven willen werken.

De uitdagingen van datagedreven werken
De grootste  uitdaging voor datagedreven werken binnen de zorg    is om de gehele Supply chain erbij te betrekken.  De uitdagingen binnen een zorgorganisatie die zich voordoen zijn:

1. Standaardisatie en inflexibiliteit van IT-systemen.
2. Een gebrek aan vertrouwen in datagedreven werken.

IT-Systeem standaardisatie
IT-systemen zijn vaak rigide ontworpen, met als doel om  administratieve  taken, voor de massa, zo snel mogelijk uit te  voeren. Het nadeel ontstaat wanneer een klant niet aan deze standaard voldoet. Op dat moment is het  veel moeilijker om hun administratieve taken uit te  voeren. Bijvoorbeeld, zorgorganisaties in Nederland hebben contracten  met zorgverzekeraars. Wanneer er een contract is tussen een zorgorganisatie en een verzekeringsmaatschappij van een klant, gaat de facturatie via een standaard proces. Als er geen contract is wordt het facturatieproces aanzienlijk moeilijker en tijdrovender voor de zorgorganisatie.

Vertrouwen in datagedreven werken
Werken in de zorg betekent zorgen voor mensen. Meestal willen de medewerkers in de zorg en de familie van de cliënt het beste voor de cliënt. De uitdaging die ontstaat in een datagedreven werkomgeving is, dat nieuwe methoden die ondersteund worden door data mogelijk niet geaccepteerd worden door medewerkers en de familie van de  cliënt. Dit komt omdat  mensen niet 100% op basis van ratio acteren, maar emoties hebben die de ratio kunnen tegenspreken. Datagedreven werken vraagt om het opzij zetten van emoties, wat lastig kan zijn. De onderstaande case study** laat een dergelijke situatie zien.

**Case study
Steeds meer verpleeghuizen schakelen over van het wassen van klanten onder de douche naar het wassen van klanten met geprepareerde washandjes. Uit een onderzoek (Knibbe, Matz & Heitink, 2017) uitgevoerd in meer dan 90 zorginstellingen in Nederland blijkt dat het gebruik van zulke washandjes de huidconditie van cliënten verbetert en de ervaring van de cliënt van de wasbeurt positiever is. Bovendien ervaart  de mantelzorger minder fysieke belasting bij het wassen van de cliënt. Uit onderzoek blijkt dat deze nieuwe manier van wassen een win-winsituatie is voor zowel cliënten als zorgverleners. Helaas heeft een deel van de zorgverleners het gevoel dat deze washandjes de cliënt niet zo goed reinigen als wassen op een traditionele manier. Daarom geven deze zorgverleners een voorkeur aan de traditionele manier van wassen ten opzichte van de geprepareerde washandjes, omdat ze zo goed mogelijk voor hun klant willen zorgen. In dit geval heeft emotie de overhand op ratio.

De mogelijkheden van datagedreven werken
Datagedreven werken komt niet alleen met uitdagingen. In  deze paragraaf onderzoeken we  de  grootste  kansen  van  datagedreven werken. De twee grootste kansen van datagedreven werken zijn:

1. Beslissingsondersteuning.
2. Berekenen van de impact op een supply chain

Beslissingsondersteuning
Datagedreven werken creëert de mogelijkheid  om beslissingen niet alleen op basis van kwalitatieve argumenten te maken, maar ook  data-analyses die de beslissing ondersteunen mee te nemen. Dit wil zeggen, wanneer meerdere oplossingen tegen elkaar afgewogen worden, kunnen de verwachte uitkomsten berekend worden door datagedreven werken. Voor KPI’s zou datagedreven werken het volgende betekenen, een bedrijf kan direct de verwachte impact van een beslissing op haar KPI's zoals omzet en klant- en medewerkerstevredenheid zou kunnen meten. In plaats van alleen een beslissing af te wegen op basis van het oordeel van een expert over de effecten op de klant- en medewerkerstevredenheid.

Berekenen van de impact op een Supply chain
Met datagedreven werken kan het effect van verschillende beslissingen  op de  gehele supply chain worden berekend, daardoor ontstaat de mogelijkheid om de beste  optie voor de gehele supply chain te kiezen. Dit kan contra intuïtief aanvoelen wanneer datagedreven werken geïmplementeerd wordt, aangezien het kan voorkomen dat het beste resultaat voor de gehele supply chain niet de beste uitkomst voor de organisatie is. Deze transitie naar datagedreven werken vraagt om een ander type beoordeling van medewerkers, om tegenstrijdigheid tussen de doelen van de supply chain en de doelen van de organisatie te voorkomen.

De toekomst van de zorg in Nederland
De zorg  in de regio Noord-Holland Noord is verschoven  van zorg naar ondersteuning bij gezondheid, van reactief naar proactief,  van  versplintering naar integraal. Dit ondersteunt de quadruple aim, de toekomst van de gezondheidszorg in Nederland (Bodenheimer & Sinsky, 2014). Deze stelt dat de volgende vier aspecten centraal moeten staan in zorgorganisaties:

1. Verbetering van de patiëntervaring
2. Verlaging van de zorgkosten
3. Verbetering van de volksgezondheid
4. Verbetering van de werkervaring van personeel

De voorspelling is dat in de nabije toekomst 50% van de beroepsbevolking in Noord-Holland werkzaam moet zijn in de zorg, om de vraag en de gewenste kwaliteit bij te houden. De kans dat de helft van de beroepsbevolking in de toekomst geschoold is tot zorgmedewerker is klein. Daarom moeten andere factoren veranderen, deze verandering wordt van ziekte en zorg naar mens en maatschappij genoemd. In plaats  van te focussen op reactieve zorg moet de focus liggen op het proactief voorkomen van zorg. Als mensen gezond leven, is er minder zorg nodig.

Conclusie
De twee geïdentificeerde kansen van datagedreven werken dragen bij aan alle aspecten van de quadruple aim enwordt geïllustreerd door de casestudy: de washandjes verbeteren de ervaring van de cliënt. De directe kosten nemen niet toe, de huidconditie verbeteren het is ergonomisch beter voor de verzorger. Bovendien kan datagedreven werken de zorgsector ondersteunen bij de snel groeiende vraag. Zo kunnen smartapparaten worden ingezet om mensen te stimuleren gezonder te leven, wat aansluit bij de verandering waar Noord-Holland Noord zich op richt: van ziekte en zorg naar mens en maatschappij.

Bij het implementeren van meer en meer datagedreven werken, mag het gebrek aan vertrouwen dat zorgverleners kunnen ervaren  niet vergeten worden. Daarom moet er tijd en energie worden gestoken in het trainen van verzorgers in datagedreven werken. Aangezien zij het succes van datagedreven werken bepalen.

Kortom, datagedreven werken is noodzakelijk om de toekomstige zorgvraag bij te houden. Echter, zijn er nog grote uitdagingen die overwonnen moeten worden.

Is uw zorgorganisatie geïnteresseerd in datagedreven werken? Start dan allereerst het samenwerken met ketenpartners op. Wilt u sparren over datagedreven werken binnen uw organisatie? Voel u vrij om contact met ons op te nemen! Benieuwd naar meer inzichten in de zorg? In het zorgrapport: “Van zorgen om zorg naar zorgen voor gezondheid” gaat Supply Value verder in op de toekomst van de zorg.

Auteur: Supply Value

[Dit artikel dat is geschreven door Supply Value is geplaatst op de website van KNVI vanuit onze afspraak met tijdelijk partner Supply Value. Voor vragen over dit artikel of het zorgrapport graag contact opnemen met Supply Value.]