Haal archiveren uit het archief

Wanneer twee mensen een afspraak maken – zeg een ambtenaar en een burger, bijvoorbeeld over het al dan niet afgeven van een vergunning – dan is er interactie en een contractmoment. Maar waar dat contractmoment keurig wordt gearchiveerd, is er later meestal niet veel terug te vinden over de interactie, en de achterliggende overweging waarom een vergunning al dan niet verleend is. ‘We maken afspraken in de context van de wereld zoals die nu is,’ zegt Wouter Bronsgeest, duovoorzitter van de KNVI. ‘De kunst is om de afspraak vast te leggen – het interactiemoment – met de context en het bijbehorende denkproces. Doen we dat, dan archiveren we alle nuttige informatie rondom een afspraak en kunnen we werkelijk ervan leren in de toekomst.’

Breder gesprek
Het bovenstaande illustreert een van de uitdagingen waarover de KNVI en de KIA zich de komende tijd buigen, met als doel de archiveringsfunctie te innoveren. Begin juli organiseerden zij daartoe een eerste bijeenkomst. ‘Professionals willen en kunnen meer doen met archivering,’ legt Bronsgeest uit. ‘En het gesprek over archivering vindt meestal plaats binnen een beperkt gremium. Onze eerste, belangrijke opgave bestond dan ook uit het letterlijk en figuurlijk bij elkaar brengen van mensen uit allerlei verschillende denkrichtingen, om een ander gesprek te krijgen.’

Om op de kaart te zetten wat met archivering allemaal mogelijk is, is een multidisciplinaire blik op archivering van groot belang, aldus Bronsgeest. ‘Archivarissen hebben goed door dat, als we de archiveringsfunctie kunnen moderniseren en innoveren, we met vernieuwende technologieën maatschappelijke waarde kunnen creëren. We willen het vraagstuk van hoe beter en effectiever te archiveren niet alleen oplossen. Samen met techneuten erbij, IT-ers, gedragswetenschappers, veranderkundigen en informatieprofessionals oude stijl komen we al een stuk verder.’

Archiveren is van iedereen
Uit de eerste gesprekken met professionals uit allerlei disciplines kwam direct een herdefiniëring van de algemene opgave. Aanvankelijk bestond die uit het in staat stellen van kenniswerkers om met plezier hun werk uit te oefenen, met goede middelen, en te archiveren tot nut van het eigen bedrijf, de instelling of de maatschappij als geheel. ‘En het gaat natuurlijk om veel meer dan alleen kenniswerkers,’ zegt Bronsgeest.

‘We willen juist dat meer mensen zich bewust zijn van de informatiestromen waarin ze zitten,’ vervolgt hij. ‘Snappen mensen in wat voor informatieprocessen we zitten, kunnen we daarop invloed hebben, vinden we het prettig om met een customer journey te worden geholpen bij de overheid? Dat is het grotere gesprek dat we moeten voeren. De nieuwe algemene opgave is dan ook mensen bewust maken van het feit dat archiveren iets van iedereen is.’

Openheid
Het initiatief om de archieffunctie te innoveren leefde weliswaar al langer, maar de Wet open overheid (Woo) (die naar verwachting in 2022 in werking treedt) is een extra trigger, zegt Bronsgeest. ‘Bij die wet gaat het erom dat je kunt aantonen dat je hebt nagedacht over een bepaalde casus, en dat je vastlegt hoe je daarover hebt nagedacht. Precies waar we nu naartoe werken met onze ideeën over de archiveringsfunctie.’

De bedoeling van de Woo mag duidelijk zijn, dat geldt niet voor alle wetgeving, bleek tijdens de eerste bijeenkomst begin juli. ‘Voor een aantal wetten die we moeten uitvoeren is helemaal niet duidelijk wat de bedoeling erachter is of was. Als dat niet duidelijk is, kun je de wet niet goed implementeren, laat staan archiveren. Daarnaast is het altijd lastig om achteraf inconsistenties in wetgeving te adresseren bij de wetgever. In de uitvoering loop je dan het risico dat er acties worden uitgevoerd die in tegenspraak zijn met elkaar. Dat moet je ook oplossen, voordat je het hebt over goede archivering.’

De archieffunctie innoveren is een flinke opgave, die nog wel wat voeten in de aarde zal hebben. Maar de essentie is eenvoudig, meent Bronsgeest. ‘We zijn geneigd alles zelf vast te leggen, maar dat is helemaal niet nodig. Leg de afspraak vast, met daarbij de context, en liefst op één plek. Heel veel dubbele informatie kun je, bij wijze van spreken, vaak gewoon weggooien.’

Dit artikel verscheen op 19 juli op OD-online.