Bestuurderscolumn - Hoe een test een norm verpest
Enkele voorbeelden: Dieselauto’s met sjoemelsoftware die testcondities kon waarnemen en dan uitstoot beperkte. Sigaretfilters die met gaatjes door de test kwam die door de rokersvingers dicht bleven. In beide voorbeelden voorkwam sterk lobby werk uit de sector lange tijd aanpassing van de tests. De wijze van testen van normen bepaalt hier de kans van slagen van de doelen waarom de norm is bedacht, terwijl het op papier allemaal keurig klopt. En sterker nog, er op basis van de test flink reclame gemaakt werd met de feitelijk goedkeuring.
Hoe zit dat dan met ons als (informatie) professional?
Wat is de norm hiervoor? Vraag jij dat wel eens aan een collega of opdrachtgever?
Ik ben dat de afgelopen periode eens wat vaker gaan vragen en de volgende categorieën van antwoorden volgden: “Geen idee, moet je die of die maar eens vragen”, “We doen we altijd al zo” of er volgt een verhandeling over wetten en normen en tot slot de “ik ben een professional dus ik weet wat ik doe”. De meest fascinerende vind ik de “we doen het altijd al zo” norm. Toch maar even gaan onderzoeken en om een basis te vinden eerst even over het papieren tijdperk. Zo zijn er normen voor papier, de pen en met name de inkt waar je mee schrijft, de zuurgraad in de bewaardoos voor een archief en de luchtvochtigheid en temperatuur van de bewaarplaats en mate waarin deze in een jaar mag afwijken, om er maar een paar te noemen. Doel is om een lagere periode de authentieke papieren leesbaar en vindbaar te kunnen bewaren.
In het digitale tijdperk zijn er al vele normen en organisaties hebben ook ruimte voor het bepalen van de vrijheid die daarin gegeven wordt. Dat is handig om het draagvlak te verkrijgen, maar onhandig om op enig moment uit te kunnen wisselen.
De normen komen voort uit doelen. Doelen zijn bijvoorbeeld het langdurig bewaren, goede vindbaarheid, bescherming tegen ongewenst gebruik, authenticiteit, betrouwbaarheid en integriteit van de informatie.
En nu even praktisch:
Veel mensen hebben mapjes op de harde schijf of een ander opslagmedium waarin je bestanden opslaat. Dat maakt het al beter vindbaar. Dan zie je in het mapje de naam en de wijzigingsdatum van de bestanden. Dat beantwoordt een vraag zoals in welk document het laatste is gewerkt.
De map informatie wordt in een database bijgehouden door het Windows operating systeem of in de Cloud omgeving of een ander document management systeem. In het document zelf is de laatste wijzigingsdatum opgeslagen. De beschikbare metadata is nu een combinatie van informatie in het document zelf en de omgeving waarin het document zich bevindt.
Dit besef is al een mooie eerste stap op weg van professional naar informatie professional.
De overheid onderneemt nu actie om haar informatiehuishouding op orde te krijgen en te leren van de diverse dossiers waar de informatiehuishouding verre van op orde blijkt te zijn. Dit doel komt dichterbij als de test de norm niet verpest. Ik zie er naar uit om de komende periode hieraan mee te werken.
Tom Dalderup
Onafhankelijk Consultant voor Omroep, Onderwijs en Overheid en bestuurder bij de KNVI.
Over de auteur
