Bewaar ook de videovergadering in het archief

Een mondiale pandemie die Nederland weken heeft platgelegd: we leven in een bijzondere tijd. Overal ter wereld hebben overheden opgeroepen om deze periode vast te leggen.

In Nederland introduceerde het Nationaal Archief de zogeheten ‘corona-hotspots’, waarin relevante informatie over het virus bewaard moet worden. Een mooi initiatief dat precies de vinger op de zere plek legt. Want elke archivaris bij een overheidsinstelling weet dat de bestuurs- en besluitvormingsprocessen de afgelopen twintig jaar onvoldoende zijn vastgelegd. Daardoor wordt het vrijwel onmogelijk om in de nabije toekomst informatie terug te vinden en een correcte reconstructie te maken van het handelen van ambtenaren.

Denk bijvoorbeeld aan de keuze om iets formeel te publiceren, aan het besluit om een project te beginnen of aan de keuze om er meer budget voor uit te trekken. Wie beslist wanneer en op basis van welke informatie dat een bepaalde procedure in gang gezet moet worden? En wat behelst de instructie naar een andere afdeling precies?

Van existentieel belang
Waar vroeger alle besluiten terug te vinden waren in formele documenten, geldt dit allang niet meer. Tegenwoordig ligt informatie die voor een reconstructie van de besluitvorming van cruciaal belang kan zijn, besloten in verschillende technologische middelen. Denk aan mail, app en videovergaderdiensten. Daardoor is de informatie uitgesmeerd over meerdere formele en informele kanalen. Hier komt bij dat overheden werken met verouderde en versnipperde systemen, waardoor men al snel het zicht op de inhoud volledig kwijtraakt.

Opmerkelijk genoeg is het concept voor een nieuwe Archiefwet wederom opgesteld door het ministerie van onderwijs, cultuur en wetenschap en niet door het ministerie van binnenlandse zaken. Daardoor ligt de nadruk sterk op het behoud van cultureel erfgoed en wordt er te weinig rekening gehouden met het feit dat digitale archieven van existentieel belang zijn voor de bedrijfsvoering van de overheid in de nabije toekomst.

Andere spelregels, ander gedrag
Het is veelzeggend dat privacy en beveiliging van gegevens binnen organisaties wél de hoogste prioriteit krijgen, maar het bewaren van informatie over zakelijke processen niet. Analoog aan het regime van privacywet AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) in aanvulling op het reguliere toezicht zoals dat in de Archiefwet is geregeld, zou het aanstellen van een ‘functionaris informatiebeheer’ binnen overheidsinstanties een stap kunnen zijn om het digitaal bewustzijn van ambtenaren te vergroten. Op het moment dat een ambtenaar doordrongen is van het feit dat bepaalde informatie weleens cruciaal kan zijn voor het toekomstige functioneren van een instantie, kan hij of zij ook proberen om daarnaar te handelen.

Helemaal als een dergelijke mentaliteitsverandering verder wordt afgedwongen door dwingende (Europese) regelgeving. Denk in dit geval bijvoorbeeld opnieuw aan de AVG, die er in een klap voor zorgde dat de bescherming van persoonsgegevens écht een prioriteit werd voor instellingen en bedrijven, ‘gewoon’ doordat er een boete dreigt als men zich er niet aan houdt.

Het is duidelijk dat onze netwerk- en informatiesamenleving vraagt om andere spelregels en ander gedrag. Technologisch gezien kan er al een heleboel, denk aan het opslaan van mails en apps. Maar alleen als ambtenaren modernere systemen krijgen om mee te werken en een digitaal bewustzijn ontwikkelen, zal overheidsinformatie niet bij voorbaat verloren zijn. Strengere regelgeving en een functionaris informatiebeheer vormen een mooie stok achter de deur om dit bewustzijn versneld tot stand te brengen.

Dit artikel van Eric Kokke, bestuurslid KNVI verscheen op 30 juli in Trouw / Opinie, zie ook deze link