KNVI | SOD geeft een reactie op de concepttekst van de Archiefwet 2021
Onze bevindingen op de nieuwe Archiefwet
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap publiceerde aan het eind van 2019 haar concepttekst voor de nieuwe Archiefwet.
Tegelijkertijd vroegen ze, middels een internetconsultatie, het werkveld te reageren op dit concept.
In januari kwamen 10 leden van de KNVI, uit de hoek van het Informatiebeheer, bij elkaar om een brief op te stellen waarin onze bevindingen en aanbevelingen over de wettekst zijn opgenomen.
De belangrijkste conclusie van de KNVI is dat deze nieuwe wet én nog te weinig rekening houdt met de digitale informatiehuishouding én nog zich nog steeds te veel richt op het cultuurhistorisch erfgoed en dus te weinig op de bedrijfsvoeringsfunctie van overheidsarchieven.
De werkgroep die zich over de concept wettekst heeft gebogen kwam tot de volgende aanbevelingen:
- Het instellen van een verplichte Functionaris Overheidsinformatie per organisatie (in lijn met de Functionaris Gegevensbescherming) met de juiste bevoegdheden en sanctiemogelijkheden.
- Breng de meest aan elkaar gerelateerde wetten op het gebied informatiebeheer (Archiefwet, WOO, AVG en Wet Hergebruik Overheidsinformatie) met elkaar in lijn of integreer deze op korte termijn tot een Algemene Wet Overheidsinformatie.
- Vervang het begrip document door ‘Informatieobject’.
- Vervang de term ‘goed geordende staat’ door ‘duurzaam toegankelijk’
- Het hoofdstuk beheer herschrijven met de focus op een digitale informatiehuishouding.
- Leg de verantwoordelijkheid om een selectielijst vast te stellen op niet langer bij de Minister, maar bij het verantwoordelijke overheidsorgaan.
- Wees ruimhartig in het verlenen van ontheffingen om niet over te hoeven dragen als het gaat om lokale digitale archieven (informatiebestanden) en moderniseer de terminologie, die teveel refereert aan papieren archiefbestanden. Denk voorts na over de condities waaronder decentrale informatiebestanden langdurig beheerd kunnen worden en werk deze uit in het Archiefbesluit. Voorts adviseren wij, bij voorkeur in het kader van een te ontwerpen Algemene Wet Overheidsinformatie meer fundamenteel na te denken over de beschikbaarheid van informatie naar elke gewenste vorm van gebruik in eco-landschappen van duurzaam toegankelijke verzamelingen data/informatie.
- Stel de wet zodanig op dat er niks in de weg staat om ambtenaren direct en 24/7 toegang tot informatie te verlenen als het gaat om digitale (overgebrachte) archieven (en de juiste autorisaties zijn geborgd).
Over de auteur
